Redução de custos em TI: por onde começar? Como fazer?

Apesar da área de TI ser estratégica para qualquer empresa, muitos gestores de tecnologia são pressionados a fazer uma redução de custos ou otimização dos recursos. Mas por onde começar?

Não é só porque o Brasil passou, ou ainda passa, por uma crise econômica, mas sim porque as empresas ganham mais quando os seus custos operacionais são menores. Muito se recorre a soluções tecnológicas para adquirir a vantagem de diminuir gastos, sem perder a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos.

Muitas vezes, empresas gastam com tecnologia para gerir melhor seus recursos e otimizar seus processos, mas a falta de planejamento ou preparo faz com que estes investimentos sejam desperdiçados. De pouco adianta injetar dinheiro em tecnologia sem estar pronto para ela.

Mesmo assim, a onda de transformação digital permite que as empresas apostem na otimização de recursos com a adoção de novos serviços ou a terceirização de alguns. Nesse caso um exemplo é o cloud computing que ajuda na diminuição de gastos.

Mas nem sempre é fácil achar o caminho correto que se deve trilhar para cada empresa. Foi pensando nessas dificuldades de encontrar soluções de corte de custo ou otimização dos recursos que fizemos este post.

Continue lendo e veja nossas dicas de como fazer uma redução eficiente de custos de TI na sua empresa.

Auditoria de processos e sistemas internos de TI

Esse deve ser o primeiro passo de quem deseja reduzir sua despesa em TI: saber como está a organização de processos e sistemas. Muitos gestores desconhecem processos internos e acabam cortando custos necessários e deixando os desnecessários, o que não ajuda em nada a organização.

Outra questão que pode ser um ponto de redução é olhar para todos os sistemas que a empresa está usando. A tecnologia evolui em pouco tempo e você pode estar usando algum sistema obsoleto ou que já está ultrapassado e não é mais necessário. Isso também gera custo, já que não ajuda na produtividade de quem está utilizando o sistema.

Renegociar contratos também é uma forma de redução de custos. Uma das despesas mais altas em TI é o de contratos de serviços de telecomunicações. Confira se não existem concorrentes com preços mais baixos e negocie com seus fornecedores.

Muitas vezes, nos acomodamos com o serviço prestado e não pesquisamos mais a concorrência que pode trazer tanto mais qualidade quanto um menor preço.

Se não conseguir baixar os custos nesse ponto, verifique se a sua rede está sendo usada de forma adequada. Uma saída pode ser otimizar o uso para conseguir poupar recursos, se isso não prejudicar usuários ou impactar softwares ou aplicações. Lembre-se de que nada pode parar para que a empresa não seja prejudicada.

Processos operacionais automatizados

Depois da auditoria e com o mapa dos processos em mãos, o ideal é identificar quais deles podem ser automatizados.

A automatização libera a sua equipe para realizar outras atividades que tragam mais resultados. Isso é economia de tempo e significa, por consequência, dinheiro.

Quando os processos são automatizados as chances de erro diminuem — e muito. Com todo o avanço da Inteligência Artificial, principalmente no uso de aplicações com Machine Learning, suas operações poderão ter ganhos significativos em eficiência. Até mesmo processos que não usam diretamente essa tecnologia poderão ser beneficiados por isso.

Outra questão vantajosa é a análise que pode ser feita a partir de diagnósticos mais precisos. As análises são um bem precioso quando podem ser usadas para melhorar os próprios processos, o que em última instância pode trazer mais lucros.

Foco na transformação digital

Além de trazer reduções de custos para as empresas, a transformação digital gera valor para o seu cliente, por isso, pensar nela é importante e inevitável. Ela já está acontecendo e é melhor garantir que a sua empresa continue competitiva.

A concorrência é sempre acirrada e, atualmente, os consumidores escolhem quem oferece o melhor serviço ou tem o melhor relacionamento com eles em todos os canais.

Para começar um projeto de transformação digital, os gestores têm que lidar com alguns desafios. Um deles é alinhar toda a empresa com o conceito. Será que todo mundo sabe mesmo o que é isso?

Além da disseminação do conceito, a transformação digital exige um mapeamento das oportunidades que já estão dentro da empresa, uma olhada no mercado, a construção de um ambiente ágil e eliminar algumas resistências.

A seguir, apresentamos algumas dicas para você aplicá-las no seu negócio. Acompanhe!

Mostre o valor da mudança

Para alinhar todos com a ideia de que é necessário fazer uma transformação digital é preciso primeiro buscar argumentos.

Faça uma pesquisa com os seus concorrentes e veja quais já estão mais adiantados no processo e como está a curva de aprendizado das tecnologias que eles estão utilizando.

Falamos agora há pouco de Machine Learning e esse é um assunto que ainda traz muitas dúvidas. Todas as possíveis perguntas têm que ser respondidas de forma prática e, se possível, com exemplos.

O ideal é que as sugestões para a sua empresa sejam feitas com a construção de cenários.

E já que está precisando otimizar gastos, é bom citar também os custos e benefícios das novas tecnologias para que a apresentação seja mais tangível.

A TI tem um valor comercial, o difícil é demonstrar esse valor quando ela não é uma prioridade. Então não deixe essa oportunidade escapar por falta de informações.

Tente, ainda, abordar o ganho na experiência de quem já é cliente, como ela traz mais inteligência para novas vendas e cross-sell com a análise de dados, entre outras vantagens.

Essa pode ser uma forma de ganhar o apoio de outras áreas que trabalham com o foco no cliente.

Construa ambientes ágeis

Agora que a etapa de convencimento passou, vamos para o próximo passo: checar como estão suas operações de TI.

Segundo uma pesquisa da KPMG, com mais de 600 líderes de TI, existem ainda problemas em sistemas que estão em uso atualmente e esse é o principal motivo para a falta de inovação. 66% dos entrevistados disseram que o ambiente, a estrutura, processos e padrões são os principais pontos a serem melhorados.

Sem melhorias nessas questões nenhum projeto vai alcançar o sucesso esperado. Pode parecer que isso não reduzirá custos e vai apenas aumentá-los, mas todo investimento nessa área tem o potencial de se pagar em pouco tempo, pois o impacto será bem significativo.

Outra questão crítica é a falta de habilidades específicas em profissionais de TI. Profissões como gerentes de produtos e gerentes de serviço ainda tem pouca densidade no mercado.

E mesmo as habilidades mais comuns como especializção em experiência do usuário (UX), segurança, mobilidade e cloud são difíceis de encontrar nos profissionais de hoje.

Sendo assim, antes de partir com tudo para a transformação digital, é preciso olhar para essas questões e tentar capacitar sua equipe para esse novo desafio.

Investimento em cloud computing

Quando se fala em transformação digital, a computação em nuvem é logo mencionada. Além disso, é uma das tendências mais fortes para redução de custos de TI, com a opção de contratar serviços de outsourcing quando se trata de serviços em cloud, desde infraestrutura (IaaS), até aplicações (SaaS) e plataformas (PaaS).

Todo gestor de TI já ouviu falar que a nuvem é o futuro, e ela continua sendo tendência tecnológica, se mostrando muito eficaz nos projetos de redução de custos.

Isso é comprovado em um estudo da Gartner, que revela que 70% dos custos que uma empresa tem com TI vem da sua infraestrutura.

Olhando para os dados acima, conclui-se que na verdade uma adoção do serviço é uma otimização de recursos, já que o cloud computing pode ter menor custo se a troca do físico pela nuvem for levado em consideração.

A escolha por um servidor na nuvem pode ser feita de várias formas, com servidores privados ou híbridos, de acordo com a necessidade de uso.

Mas, como a computação em nuvem ainda gera algumas dúvidas, vamos falar um pouco mais das vantagens e novas possibilidades que trazem para as empresas. Confira!

Mobilidade

Essa é a primeira vantagem que passa na mente de qualquer pessoa ao pensar nessa inovação.

Ter a possibilidade de acessar suas informações ou sistemas de qualquer lugar em qualquer dispositivo é um ganho para executivos que vivem fora do escritório, o que acarreta na agilidade de tomada de decisões e diminui gargalos de aprovações.

Não são só os gestores que aproveitam essa vantagem. Funcionários também podem ser beneficiados em um momento que se fala tanto em home office. Mesmo que não seja algo aplicado em larga escala pelas empresas é uma nova possibilidade sustentada por um serviço de TI.

Escalabilidade

Se você decide contratar um serviço de computação na nuvem, com certeza vai buscar fornecedores que possam atender as suas necessidades com eficiência e que tenham credibilidade no mercado.

Geralmente, esse tipo de parceria traz ganhos como a manutenção e a evolução da tecnologia do serviço prestado.

Como o fornecedor é especializado no assunto, ele vai estar preparado para oferecer mais espaço ou acessos, se a sua empresa aumentar e precisar disso. E é justamente para fazer frente as demandas dos novos serviços sugeridos pela transformação digital que você vai precisar de escalabilidade.

A quantidade de dados gerada e o processamento, que vai ajudar tanto a prever alguns comportamentos de consumidores, pode duplicar ou triplicar sua necessidade de armazenamento. Para estar preparado para esse aumento, sua empresa precisa de um fornecedor que ofereça um serviço qualificado.

Segurança

Um dos grandes pontos de dúvida sobre cloud computing ainda é a segurança. Nesse momento, surgem várias perguntas, tais como: será que os dados da minha empresa estão totalmente protegidos contra ataques ou desastres? Eu vou ter que dividir o espaço em hardware com outras empresas?

Toda a formatação do projeto depende de você e do que você precisa. Além de toda a tecnologia de segurança da informação já estar mais evoluída – afinal se fala em computação na nuvem desde a década passada –, você ainda pode optar pela nuvem privada. O custo é um pouco maior, mas atende as empresas que precisam de um serviço mais exclusivo.

Sem contar que os fornecedores estão acostumados a oferecer tudo o que é necessário para a segurança dos dados, como firewall, e ambientes sempre atualizados. Na dúvida procure por parceiros que entreguem serviços de segurança adicionais que contemplem as suas necessidades.

Diminuição dos gastos com licenciamento de software

Utilizando o cloud computing também é possível economizar com o licenciamento de software com os serviços SaaS. Com ele, a empresa só paga o número de acessos que está sendo realmente necessário para seus funcionários.

Mas tem gente que ainda se pergunta como funciona e quais são as vantagens de migrar para um serviço desse.

Com essas plataformas, a empresa não paga pela aquisição do software e hardware para o uso. Os contratos são feitos com base na subscrição de usuários. Então o valor é condizente com o que é necessário, sem desperdícios.

Além disso, como a responsabilidade de manutenção fica com o prestador do serviço, não é preciso investir em hardware e em atualizações. Tudo isso fica por conta do fornecedor, que pode prestar um serviço bem melhor do que seria fazer isso dentro de casa.

Existem ainda serviços de PaaS (Plataforma como serviço) para hospedar e implementar hardware e softwares usados para prover aplicações por meio da internet. Além do IaaS (Infraestrutura como Serviço), que são ambientes virtuais, backups online, todos baseados na nuvem.

Barateamento da conta de energia elétrica

Apesar de ser uma questão não tão relacionada à TI, quando uma empresa conta com um data center, boa parte da conta de luz vem de custos ligados à manutenção de hardware, já que são equipamentos que precisam estar ligados 24 horas por dia. A escolha pela computação em nuvem pode ajudar nisso.

Esse é um ótimo argumento para convencer a área administrativa a apoiar o projeto, e ainda é possível conseguir mais aliados, se você levantar a questão que a empresa terá mais responsabilidade com o meio ambiente.

Otimização das tarefas da equipe

Por último, outro impacto gerado com o cloud computing é na equipe. Parte dela pode ser liberada de atividades de manutenção para a realização de tarefas mais estratégicas, o que também acarreta na otimização de recursos.

Padronização e integração de sistemas e processos

A padronização sempre facilita o processo de integração, elas andam juntas. No meio de uma empresa com várias gerências e áreas, é comum encontrarmos sistemas e soluções diferentes para o mesmo propósito. Isso pode ser um ralo do dinheiro por onde o orçamento de TI se esvai.

Isso acontece porque, às vezes, pessoas de diferentes setores de uma organização acabam procurando e demandando da TI uma solução que atenda suas necessidades. No entanto, se não há uma gestão bem-feita dessas soluções, com uma visão estratégica e integrada do negócio, isso pode se tornar um problema depois.

Custear soluções diferentes pode não ser o caminho. A padronização pode ajudar na redução de custos de TI, já que é mais barato pagar por usuários dentro de um sistema do que pagar vários sistemas diferentes.

Se for algo desenvolvido em casa a questão é o custo envolvido.  É perda de tempo e dinheiro investir em projetos que levem a uma mesma solução. É muito mais fácil começar um que atenda várias áreas para aquele objetivo.

É bom ter em mente que seu cliente é a empresa como todo e não as áreas isoladamente.

Quando você tem sistemas e soluções padronizados, também se torna muito mais fácil integrá-los, não é mesmo? Eles já começam com linguagens compatíveis, o que traz uma possibilidade maior de integração.

Outra vantagem que a padronização e a integração possibilitam é a diminuição de erros e paradas. Qualquer tempo ocioso de um profissional é um custo para a empresa. E se a instituição tem um e-commerce ou serviços online para clientes, essa questão fica ainda mais séria.

Por isso, a integração das soluções pode auxiliar na transformação de processos mais enxutos e criar um ambiente melhor e com mais funcionalidades. Além de trazer uma disponibilidade maior, o que evita qualquer interrupção de produtividade.

Investimento em tecnologias que ajudem a empresa na redução de custos

Qualquer investimento é bom quando se tem um retorno. No entanto, muita gente pensa que esse retorno tem que ser imediato, sem olhar para o futuro. Mas não é bem assim. É necessário que exista um planejamento de curto, médio e longo prazo que estejam alinhados ao planejamento estratégico da empresa.

Esse pensamento ajuda tanto os gestores de TI como a alta direção da empresa. É possível mostrar que alguns investimentos só vão ter retorno no longo prazo, mas que são necessários agora para que a empresa possa cumprir também o seu objetivo.

Esse deve ser o posicionamento dos gestores de TI. Eles devem sempre consultar outras áreas para entender as tendências em toda a estrutura da organização. Assim é possível identificar quais são as soluções adequadas para quais demandas.

Com esse trabalho de troca de informações, a empresa vai poder avaliar melhor o que é prioridade e como ela vai caminhar nos próximos anos, tornando investimentos e gastos mais eficientes.

Terceirização de serviços

A busca por terceirização não é novidade e é uma opção muito comum para os gestores. As tarefas mais estratégicas de uma operação não são as mais indicadas para terceirizar. No entanto, para diminuir custos, as atividades mais operacionais podem ser repassadas para outra empresa, o que já é uma prática normal no mercado.

Para optar pela terceirização, é importante conhecer fornecedores que tragam vantagens nessa relação. Assim fica mais fácil de tomar uma decisão pelo serviço.

A terceirização pode ter um ótimo custo-benefício, então é interessante considerá-la. Esse modelo pode surpreender com uma boa qualidade, excelência no atendimento e melhorar o serviço prestado.  Isso também pode ajudar na otimização dos processos e fluxo de atividade.

Treinamento especializado da equipe de TI

Como já falamos, para fazer frente aos desafios que a transformação digital traz junto com a redução de custos, é importante oferecer treinamentos. Alguns gestores têm uma visão errada sobre eles. Acham que os treinamentos são apenas custos, não um investimento para levar ideias novas para a empresa e reter talentos.

Existem várias questões que podem ser resolvidas ou amenizadas com os treinamentos. A área de TI sofre com a competitividade para fisgar os melhores talentos do mercado. Muitas vezes, esses profissionais migram de uma empresa para outra em pouco tempo. Portanto, se você quer uma equipe de alto desempenho, os treinamentos são necessários.

Uma das vantagens que eles trazem é a possibilidade de praticar a gestão da inovação. Uma equipe motivada e atualizada é considerada como um terreno fértil para o desenvolvimento de novas ideias ou para a criação de soluções que podem ajudar na redução de custos.

Lembre-se de que a otimização de recursos também passa pela produtividade, que é fazer entregas com uma qualidade maior, em um prazo menor, melhorando os resultados da área. Para avaliar se isso acontece de fato no dia a dia, crie indicadores de desempenho e avalie seus funcionários com frequência.

Consolidação de metas voltadas para a redução de custos

Outro ponto importante em relação à equipe é o desenvolvimento de metas relacionadas com a redução de custos. Com todos voltados para o mesmo objetivo, podem surgir novas ideias ou soluções que agreguem valor à empresa e ao projeto de redução.

O ideal é que todos estejam alinhados com a nova proposta, para que entendam a mudança das suas metas individuais. Um outro passo seria estender as metas para todos na organização.

Bom, se você chegou até aqui é porque realmente este é um assunto que lhe interessa. Depois de todas essas dicas de redução de custos só temos uma coisa a mais a falar: é importante que a TI busque ter um papel mais proativo e estratégico na empresa. Cada vez mais será exigido da área de tecnologia um posicionamento de trazer soluções que possam apoiar o negócio.

Isso fará com que os executivos entendam cada vez mais o valor da tecnologia da informação como uma área que entrega recursos e não só gera gastos. Assim, na hora de um possível corte, eles vão avaliar com mais critério o que é ou não importante dentro da empresa com uma TI mais fortalecida.

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