8 dicas para um projeto de redução de custos

A grande pressão dos executivos para que sejam implantadas as melhores soluções utilizando a alta tecnologia disponível no momento definitivamente está tirando o sono de muitos experts em TI. Entretanto, implementar uma eficiência financeira em sua empresa necessita de um sólido projeto de redução de custos.

Afinal, diminuir os custos e aumentar a lucratividade é algo que toda organização busca incansavelmente e, nos últimos anos, a TI está sendo a peça mais importante dessa engrenagem. O grande desafio é conseguir implantar um projeto de redução de custos excelente sem prejudicar a segurança e a disponibilidade dos sistemas.

Para resolver esses problemas de forma sustentável, a primeira ação a ser tomada é o planejamento estratégico. Apresentaremos, primeiramente, como estabelecê-lo e, logo após, daremos dicas para a implantação de um projeto de redução de custos que atenda as necessidades.

Planejamento estratégico

Em alguns casos, as empresas são muito boas em articular um plano estratégico, mas não conseguem executar com sucesso um plano operacional de curto prazo. Ao combinar o planejamento estratégico de longo prazo com um plano operacional de curto prazo, a organização é capaz de estabelecer um caminho geral com base em seus valores e objetivos, ao mesmo tempo que tem a capacidade de se adaptar a ambientes em mudança.

Um plano bem executado consegue visualizar onde o negócio está agora, aonde a gerência quer ir, como e quando eles chegarão lá e como eles saberão que chegaram. E como fazer isso? Ao entender e descobrir no que pode ser realizado as melhores e mais efetivas reduções de custos. Confira agora as dicas que trouxemos para você!

1. Crie uma cultura de otimização de custos

Assegure-se de incorporar uma cultura de propriedade, empenhada em ajudar a reduzir custos desnecessários.

As prioridades estratégicas de redução de custos devem ser regularmente revisadas e atualizadas da mesma maneira que sua corporação avalia a relevância de seu projeto e as oportunidades futuras.

Essa mudança de cultura com os colaboradores inclui facilitadores para a revisão periódica e a conscientização da melhoria contínua no negócio. É importante recompensar e incentivar o pessoal a buscar continuamente oportunidades de melhoria, assim como ensinar a diferenciar claramente os custos necessários dos desnecessários.

2. Diferencie os custos

A principal prioridade na redução de custos estratégicos é direcionar os recursos para aquilo em que eles podem ganhar o melhor retorno, em vez de apenas cortar custos em si. O ponto de partida é diferenciar as capacidades necessárias para gerar o crescimento lucrativo — “custos necessários” direcionados ao investimento — de operações de baixo desempenho e operações ineficientes — “custos desnecessários” visando a revisão ou a eliminação.

Os melhores custos são capacidades que diferenciam seus negócios, aproximam-se dos clientes e permitem desenvolver novas proposições de valor. É preciso determinar o que realmente interessa aos clientes no mercado de hoje.

3. Mensure a performance do projeto de redução de custos

Existe muito interesse e muita pressão por parte dos executivos para que os valores sejam reduzidos constantemente. Se você planejar devidamente e começar a ter resultados, faça relatórios gerenciais que quantifiquem e qualifiquem os pontos do projeto de redução de custos, além de calcular o ROI.

Você também pode fazer projeções, que poderão mostrar um caminho diferente no projeto se algo não estiver indo para o caminho desejado.

É importante mensurar a cada finalização de uma etapa e sempre criar uma projeção próximo o suficiente para que sua equipe de gerenciamento sinta que está fazendo um bom trabalho ou que precisa mudar alguma coisa para que o projeto seja um sucesso.

4. Mantenha uma equipe enxuta

Uma das coisas mais difíceis — e erradas — que algumas organizações fazem é desligar a metade dos funcionários. A redução de custos é resolvida a curto prazo e a folha de pagamento fica mais leve. Mas os funcionários que ficaram costumam ficar inseguros, insatisfeitos e claro, sobrecarregados.

A melhor estratégia é conhecer melhor a equipe, capacitá-los para que tenham cada vez mais valor para a organização. Dessa forma, não é necessário contratar mais pessoas para fazer um trabalho que o funcionário antigo está apto a fazer. Pode ser considerado um custo bom e facilmente justificável aos executivos: especializar e manter a equipe enxuta, produtiva e feliz.

5. Incentive o home office

Está sendo cada dia mais utilizado pelas empresas de vanguarda e traz inúmeros benefícios a todos os envolvidos. Além das facilidades com os colaboradores, como evitar o trânsito, ter o próprio horário e passar mais tempo com a família, temos diminuições de custos em espaço físico e os custos operacionais, como energia, água e transportes.

Para que isso funcione corretamente, é imprescindível que a TI monte uma infraestrutura segura, atualizada e com mobilidade. Pense na utilização de aplicativos online, SaaS e infraestrutura na nuvem.

6. Considere mudar para a nuvem

Colocar a infraestrutura e os seus sistemas em na nuvem é uma das tendências de TI mais utilizadas há alguns anos e está cada dia mais sofisticada, eficiente e segura. Praticamente todos as vantagens propiciam a redução de custos.

Não envolve investimentos antecipados, pois todas as necessidades de infraestrutura de TI serão atendidas pelo provedor de serviços da nuvem por um custo fixo. Vamos dar alguns exemplos:

Custo operacional x capital

Quando você executa operações em seus próprios servidores, você precisa comprar mais hardware. Comprar hardware extra pode adicionar muito ao seu custo capital (o chamado Capex), pois precisam de manutenção mesmo se ociosos, e podem gerar gastos vultuosos em casos de troca de equipamento. Com os cloud services, essa preocupação é diluida ao longo de meses, se tornando um custo operacional (Opex), mais previsível para a sua empresa.

Reduza a equipe eventual especializada

Você não precisa se preocupar em contratar especialistas em TI somente para algum projeto ou uma equipe imensa, focada somente na manutenção de todo o parque dos servidores in house. A equipe poderá focar em outras áreas e no core business da organização.

Consuma menos energia

O consumo fica a cargo do provedor da nuvem, que também consome significativamente menos energia e é mais eficiente do que ter uma instalação de TI interna.

Tenha escalabilidade

A nuvem garante a plena utilização dos recursos de hardware independente da carga de trabalho do seu negócio. É ótimo em épocas sazonais ou em períodos de baixa atividade de processamento porque a carga de trabalho será utilizada de acordo com a necessidade da operação.

7. Automatize as tarefas

Esse ponto é bastante difícil e demorado, mas fará muita diferença a longo prazo. Tenha em mente que não é só “passar tudo para o computador”, existem muitas análises anteriores a serem feitas, como:

• fazer um levantamento de todos os processos;
• encontrar os processos redundantes entre os setores;
• olhar quantos passos são necessários para uma tarefa ser finalizada e encontrar uma solução mais simples;
• considerar a utilização de aplicações na nuvem, como Software as a Service (SaaS);
• automatizar as tarefas, deixar a vida do usuário mais simples e integrar os sistemas.

8. Pense em terceirizar serviços

Ao terceirizar os serviços de TI, você investe em profissionais que são altamente especializados e conseguem alinhar seus objetivos de negócios com os seus. Eles se esforçam para trabalhar de forma eficiente e resolvem os problemas rapidamente, pois estão focados nisso. Pesquise bastante e encontre uma excelente consultoria, pois essa é uma opção que vale a pena considerar na redução de custos.

Os maiores players do mercado já estão assegurando o diferencial competitivo da redução efetiva de custos estratégicos. E a vantagem que eles ganharam continuará a aumentar à medida que o mercado não se manter atualizado. Não perca mais tempo!

Esperamos que essas ideias tenham trazido inspiração para que você faça um projeto de redução de custos fantástica e sua empresa fique ainda mais fortalecida! Para garantir seu projeto e saber mais detalhes, descubra também como escolher a melhor consultoria de TI!