Quais as melhores estratégias para reduzir custos de TI?

Se tem uma dor de cabeça em comum para diretores de TI no mundo todo é a pressão constante por estratégias para reduzir custos de TI. O mercado exige transformação digital nas empresas, a concorrência é cada vez mais voltada para performance e eficiência de custos.

Mas será que é possível transformar esse desafio em uma oportunidade? Neste artigo, nós listamos para você uma série de atitudes, ações e filosofias que podem ajudar você a cortar gastos, aumentar a produtividade e contribuir como nunca para o crescimento da empresa. Vamos lá?

Faça um levantamento completo da sua estrutura

O primeiro passo de qualquer estratégia de redução de custos começa por entender onde, como e por que a empresa gasta o que gasta com tecnologia atualmente.

Comece fazendo um levantamento completo da situação da sua TI. Custos de manutenção, licenças, contratos, até os gastos de energia devem ser mensurados e registrados. Você vai se surpreender como esse simples relatório de gastos já é suficiente para apontar várias oportunidades de redesenho de processos que gerem economia imediatamente.

Reformule a sua governança

Independente da metodologia que você escolha para gerenciar a TI, é muito importante que você crie um sistema padronizado de governança, tanto para todos os departamentos quanto seu próprio controle tecnológico.

Isso significa investir algum tempo em elaborar termos de uso, definir KPIs, implementar um sistema centralizado de desenvolvimento, entre outras atitudes que facilitem a você identificar e resolver desperdícios.

Invista na estrutura para reduzir custos

Na busca por custos menores, muitas vezes, não nos damos conta que em determinados casos a melhor solução é investir para economizar mais na frente.

Um exemplo: para quem tem sua infraestrutura de servidores em um data center próprio, a manutenção recorrente de equipamentos antigos pode ser mais custosa do que migrar para uma estrutura nova, seja interna ou em provedores terceirizados. Além de ter menos trabalho com dispositivos novos, eles podem trazer uma performance para o seu trabalho que facilite tarefas, agilize processos e, por consequência, economize recursos.

Virtualize servidores

Outra boa ideia para aproveitar ao máximo a estrutura que você já tem é virtualizar os servidores que ainda tem capacidade de processamento, mas ficam muitas vezes ociosos.

Os sistemas virtualizados permitem maior densidade na utilização dos recursos disponíveis. É o famoso fazer mais por menos. Com uma boa governança da TI e um sistema bem implementado, é possível aumentar muito a produtividade — uma forma indireta de economizar.

Aposte em mobilidade

Muitos custos indiretos podem ser eliminados se a sua empresa estiver pronta para se tornar móvel. O trabalho remoto hoje é capaz de aumentar a produtividade da equipe sem se preocupar com impedimentos que consomem tempo e dinheiro — como o trânsito ou a necessidade de alinhar fisicamente a agenda de todos os envolvidos em uma decisão importante.

As videoconferências, por exemplo, são perfeitas para aumentar a quantidade de reuniões e facilitar o ajuste de estratégias com um custo muito baixo.

Migre para a nuvem

E hoje, a resposta para a mobilidade é sempre a nuvem. Aliás, a cloud computing é a resposta para diversas ações de redução de custos e otimização para competir no mercado atual. A mudança do investimento de bens de capital para investimentos em serviços deixou de ser uma vantagem para se tornar uma necessidade de sobrevivência.

A terceirização da infraestrutura precisa ser estudada e implementada o quanto antes. É uma forma de garantir um sistema mais seguro, confiável, disponível e com escalabilidade.

Desabilite licenças de software desnecessárias

Licenças de software são grandes fontes de desperdício de dinheiro pela falta de atenção que é dada na gestão de contratos pela TI. Muitas vezes, essas licenças são recorrentes e não são canceladas quando ocorre uma mudança de processos que as torne obsoletas.

Que tal fazer um levantamento desses contratos? O investimento em SaaS é uma boa saída, já que integra o uso dos programas à estrutura de nuvem e torna todo esse gerenciamento mais simples.

Incentive programas de treinamento e capacitação

Seu sistema sempre será tão eficiente quanto as pessoas que o utilizam. É muito comum que empresas percam tempo e dinheiro porque funcionários não conseguem utilizar uma ferramenta em todo o seu potencial.

Incentive ou até elabore planos de treinamento e comunicação interna que incluam todos os departamentos em uma cultura de bom uso da tecnologia. Transforme a TI em uma aliada. Essa harmonia será uma das chaves para que todos consigam executar suas tarefas com mais eficiência.

Use a tecnologia para enxugar processos

Já que a tecnologia é sua aliada para reduzir custos, use e abuse dela. Crie grupos dentro da sua equipe e com representantes de outros setores para discutirem como utilizar a estrutura atual para otimizar cada etapa operacional.

Aproveitando o passo para a nuvem, não implemente qualquer sistema sem antes revisar os processos mais importantes da empresa e descobrir como uma TI flexível, automatizada e móvel pode redesenhar o trabalho dentro do escritório. Cada clique, cada aba, cada arquivo que você consegue eliminar de uma tarefa é um passo em direção a uma empresa mais econômica.

Invista em uma cultura de inovação dentro da empresa

Tudo que falamos nesses dois últimos tópicos tem a ver com esta ideia: a cultura de inovação. Você, como líder tecnológico da empresa, tem o poder e a responsabilidade de criar um ambiente propício à criatividade e ao pensamento disruptivo.

Abra um canal para conversar com todos os departamentos. Tente ouvir mais do que impor. Basta uma ideia vinda de uma pessoa inusitada para reformular completamente os custos de uma TI.

Busque parceiros especializados

E se todas essas estratégias parecem muita coisa para lidar de uma vez só, seu caminho fica muito mais simples com a ajuda de uma empresa especializada em implementação tecnológica eficiente.

Consultorias podem fazer um melhor levantamento sobre suas necessidades e oportunidades de economia, enquanto serviços de gestão de infraestrutura e nuvem podem dar a você o suporte necessário para garantir o sistema mais otimizado possível.

E por que isso é importante? Porque, com boas estratégias para reduzir custos de TI implementadas e bem gerenciadas, o gestor tecnológico está pronto para assumir um papel estratégico no negócio e encontrar novos rumos para o sucesso.

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