Outsourcing de TI: tudo que você precisa saber

O outsourcing de TI é uma tendência cada vez mais popular há vários anos. Os benefícios de custo são fáceis de entender quando você considera o salário de uma equipe de bons profissionais dentro da organização. Mas como fazer essa mudança?

As empresas que investem em serviços de outsourcing de TI obtêm vantagens significativas que os ajudam a operar de forma mais eficiente e efetiva sem ter que investir em um departamento de TI de pleno direito.

Com a taxa atual de desenvolvimento tecnológico e a escassez de especialistas em mercados locais, as empresas buscarão cada vez mais parceiros que ofereçam serviços de terceirização em TI. Isso proporcionará a elas a continuidade de processos e a possibilidade de planejamento de desenvolvimento.

A terceirização oferece acesso a profissionais, especialistas e serviços de alta qualidade. Por meio de empresas de outsourcing, são alocados processos de negócios específicos para um provedor especializado de serviços externos. Isso é necessário, na maioria das vezes, porque uma empresa não pode lidar com todos os aspectos de um processo de negócios internamente, devido às restrições de recursos.

O que é outsourcing de TI?

O outsourcing de TI é uma prática cujo objetivo é confiar o tratamento de um certo escopo de trabalho a uma empresa externa. O outsourcing de TI é uma frase usada para descrever a prática de buscar recursos — ou subcontratação — fora de uma estrutura organizacional para a área de TI.

Uma organização pode recorrer à terceirização para funções que vão desde a infraestrutura ao desenvolvimento de software, manutenção e suporte.

Por exemplo, uma empresa pode terceirizar seu gerenciamento de TI, porque é mais barato contratar um terceiro para fazer isso do que construir sua própria equipe de gerenciamento de TI interna.

Ou uma empresa pode terceirizar todas as suas necessidades de armazenamento de dados, porque não quer comprar e manter seus próprios dispositivos de armazenamento. A maioria das grandes organizações apenas terceirizam uma parte de sua função de TI.

Uma estratégia de outsourcing de TI pode exigir a contribuição de muitos departamentos, incluindo operações, jurídicos, cadeia de suprimentos e recursos humanos.

Objetivo do outsourcing de TI

Para muitas organizações, o objetivo de uma estratégia de outsourcing de TI é fornecer a melhor tecnologia possível à empresa com o menor custo possível. E essa combinação, normalmente, é possível com a adoção de tecnologias em rápida evolução.

A economia de custos, no entanto, não é o único objetivo de uma estratégia de outsourcing. Algumas organizações que procuram transformação de negócios dependem de fornecedores terceirizados para os ajudar no processo.

Mesmo nessa frente, a estratégia de outsourcing de TI está mudando. Considerando que, no passado, as organizações costumavam usar um grande provedor de serviços de TI para lidar com todo o projeto, os estrategistas de terceirização hoje recomendam uma abordagem variada de provedores.

Quais os tipos de outsourcing de TI?

O outsourcing é um termo guarda-chuva que abrange mais algumas definições específicas. Vale a pena conferir os tipos existentes e verificar qual se adequa à sua empresa.

Offshoring

Offshoring, muitas vezes, aparece como sinônimo de terceirização, embora os dois termos não sejam exatamente intercambiáveis. Então, o que é offshoring?

Offshoring significa terceirizar os serviços de TI para um local distante para se beneficiar de custos de mão-de-obra mais baixos, condições econômicas mais favoráveis, fuso horário ou um leque de talentos maior. As diferenças de tempo em que estamos falando são de pelo menos 5 ou 6 horas.

Diferenças extremas podem certamente ser úteis para empresas que precisam fornecer suporte ininterrupto de tecnologia ou suporte ao cliente e para quem executa atualizações constantes ou trabalhos de manutenção.

Nearshoring

Nearshoring é muito semelhante ao offshoring, embora com uma diferença importante: nearshoring significa terceirizar o desenvolvimento de software ou outras funções de TI para um local muito mais próximo de sua empresa —  geralmente no mesmo fuso horário ou dentro de algumas horas.

Nearshoring permite uma comunicação muito mais suave em comparação com offshoring. Além disso, os países que estão próximos uns dos outros compartilham aspectos culturais que podem simplificar a comunicação.

Onshoring

Onshoring refere-se a delegar uma série de processos de negócios para um local diferente dentro das fronteiras nacionais. Normalmente, o local escolhido tem custos trabalhistas e operacionais mais baixos.

Embora a economia de custos seja o principal motivo para o onshore, a escassez de habilidades também pode levar as empresas a buscarem talentos em locais alternativos.

Ocasionalmente, o termo “homeshoring” também é usado para descrever uma situação em que os funcionários trabalham em casa.

Multisourcing

Multisourcing é um termo que descreve a terceirização de processos de negócios para vários fornecedores, diversificando assim o risco em operações de fornecedores.

Exemplo: as principais capacidades de desenvolvimento de uma empresa de desenvolvimento de software estão localizadas em Porto Alegre.

Ocasionalmente, a empresa trabalha em projetos que também exigem serviços de design e, quando isso acontece, eles contratam uma pequena agência de design em São Paulo.

Mais tarde, a empresa possui um grande projeto de longo prazo que requer habilidades que a equipe de São Paulo não possui. É quando eles se associam com uma empresa de desenvolvimento no Rio de Janeiro para os ajudar.

Poucos anos depois, a empresa divulga seu próprio produto que deseja comercializar nos Estados Unidos e, para esse fim, envolve uma agência de marketing norte-americana com um conhecimento muito melhor do mercado local.

Quais os cuidados necessários antes do outsourcing de TI?

Para cada empresa, o tempo certo para terceirizar é diferente. Algumas empresas têm equipe interna para lidar com atividades diárias, mas podem precisar de ajuda externa para realizar novos projetos que não demandem outro colaborador em tempo integral.

Quando você e seus funcionários atuais não conseguem gerenciar o departamento de TI da sua empresa satisfatoriamente, pode ser hora de considerar o outsourcing de TI.

Agora que você tomou a decisão de terceirizar, deve conhecer quais são os fatores para considerar mesmo antes de assinar qualquer contrato. Então, qual é o passo a passo antes de terceirar um produto de software?

Tenha uma visão

Parece óbvio, mas muitas empresas esquecem de pensar em uma visão (que representa claramente os interesses da sua empresa). Ter uma visão clara de onde você quer estar no futuro definirá as bases para o que deve ser desenvolvido no médio e longo prazo.

Uma visão também determina o que e por que você está fazendo tarefas específicas.

Isso ajuda a empresa terceirizada a definir o tipo de software que pode atender a sua demanda.

Seja específico e defina um objetivo claro

É normal que tenhamos expectativas sobre tudo o que gostaríamos de alcançar com um software desde o início. No entanto, essas expectativas podem não estar tão claras para sua equipe, seja ela interna ou terceirizada.

Tenha em mente que uma única solução pode não resolver todos os seus problemas. Então, primeiro, pense: o que você quer que o outsourcing faça por você? Uma grande parte do sucesso da terceirização depende de como seu objetivo é definido.

Defina uma estratégia

A definição de objetivos é fundamental quando você está planejando um novo produto de software, mas estabelecer uma estratégia de crescimento também irá ajudá-lo a elaborar o roteiro para o sucesso do outsourcing.

Esse é definitivamente um dever quando você está se perguntando o que considerar antes de terceirizar um serviço.

Fazer isso também ajudará a detectar o escopo e a criar uma previsão de quanto a sua área de TI precisa crescer no futuro próximo para realizar a estratégia

Não considere apenas o preço

Muitas vezes, o barato realmente sai caro e você deve ter cuidado com isso.

É bom que você tome o tempo necessário para analisar em profundidade a experiência com clientes e indústrias e o conhecimento em tecnologias e metodologias que o fornecedor tem.

Existem muitas maneiras de medir a qualidade de um software e, além do preço, você deve garantir que obterá qualidade, suporte e sustentabilidade.

Encontre os parceiros corretos

Antes de entregar as rédeas da área de TI de sua empresa, certifique-se de que está trabalhando com o parceiro certo. Embora com a tecnologia seja muito mais fácil do que era encontrar provedores de terceirização capazes e confiáveis, o processo de seleção ainda é de vital importância.

Um bom ponto de partida é a sua própria rede. Pergunte a outros empresários ou a seu contador ou advogado se eles podem recomendar um provedor que ofereça os serviços que você precisa. As redes online, como o LinkedIn e o Twitter, facilitam a expansão das suas redes pessoais e também o pedido de recomendações.

Quais as vantagens do outsourcing de TI?

À medida que você avalia suas escolhas e decisões na terceirização de diferentes componentes de suas operações, você precisará considerar as vantagens do outsourcing de TI.

Quando determinado pelas razões certas, o outsourcing de TI realmente ajudará sua empresa a crescer e economizar dinheiro. Existem outras vantagens da terceirização que vão além do dinheiro. Aqui estão as principais vantagens da terceirização.

Controle de custos

O principal motor de outsourcing de TI, para muitas empresas, é a redução dos gastos. As economias são significativas. As despesas de capital e de funcionamento podem ser reduzidas. No caso de um outsourcing de infraestrutura de TI, você não precisa comprar hardware de computador e dedicar caro espaço quadrado para desenvolver um data center.

Com a terceirização, as despesas de contratação de funcionários para executar funções de TI diminuem. Todas as funções de uma equipe de TI interna, desde o desenvolvimento de aplicativos até instalações de hardware para suporte ao usuário final podem ser terceirizadas. Juntamente à redução da folha de pagamento, reduzem as despesas de treinamento e benefícios.

A terceirização também torna os custos previsíveis, com contratos especificando taxas fixas mensais. Os fornecedores de outsourcing de TI, muitas vezes, podem cobrar menos por acesso e suporte à rede do que uma empresa pagaria o provedor diretamente, na medida em que eles compram em massa e podem transferir poupança.

Escolher terceirizar diferentes funções de tecnologia da informação permite variáveis ​​de custo, o que liberará dinheiro para investimentos em outras áreas do negócio.

E colocar mais capital nas atividades comerciais que produzem receita é uma maneira segura de atrair novos clientes e investidores.

Custo de trabalho e eficiência

As empresas podem ganhar vantagem competitiva quando terceirizam. A despesa de um negócio tentando gerenciar tudo por si só é transmitida ao cliente.

Contratar e treinar funcionários, seja de curto ou longo prazo, pode sair muito caro e apresentar resultados potencialmente inferiores. Os projetos podem ser iniciados com mais rapidez quando os recursos competentes estão disponíveis.

Para a maioria das empresas, a área de TI é uma função de suporte, não uma competência básica. Construir e apoiar o seu próprio centro de dados não lhe garantirá uma vantagem competitiva.

Como a sua empresa não é da área de tecnologia, é mais difícil recrutar e reter uma equipe de TI interna com habilidades de primeira linha, de modo que sua equipe talvez não tenha habilidades para criar software que possa dar uma vantagem frente aos concorrentes.

As funções de uma equipe de TI terceirizada permitem que seu gerenciamento concentre-se em suas competências-chave (o chamado core business) e no desenvolvimento de negócios, em vez de lutar com problemas triviais de tecnologia.

Além disso, os serviços de TI terceirizados oferecem suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana e acordos que garantem a otimização de rendimento. Assim, o nível do serviço prestado é superior ao que seu time de operações internas poderia fornecer, permitindo que você trabalhe mais com menos problemas operacionais.

Acesso a tecnologias mais atualizadas no mercado

O modelo de outsourcing em TI é, para o cliente, um ganho econômico. O serviço de terceirização facilita o acesso rápido a especialistas em uma área específica de novas tecnologias e uma garantia de que um determinado projeto será feito de acordo com as últimas tendências e possibilidades tecnológicas.

Como TI é a competência principal de seu fornecedor, ele garante que seus funcionários sejam treinados e certificados nas tecnologias oferecidas aos clientes.

Você pode recorrer à equipe do fornecedor para obter conselhos que o ajudem a tomar as decisões de tecnologia corretas. Também obtém acesso à tecnologia mais recente e suporte de uma equipe especializada em implementá-la efetivamente.

O provedor de TI assegurará que os sistemas sejam corrigidos e atualizados em um cronograma apropriado.

Risco reduzido e flexibilidade aumentada

Com as mudanças constantes nos regulamentos de tecnologia, condições e problemas de segurança, o outsourcing de TI para um terceiro gerenciar e assumir qualquer risco faz muito sentido.

A tecnologia é dispendiosa e a tomada de decisões erradas gera um custo extra e dispensável. Um provedor de serviços de TI possui uma sólida base de experiência que ajuda a tomar as decisões técnicas corretas.

Se você decidir mudar sua estratégia de tecnologia, seu provedor de TI terá ferramentas e serviços para ajudar você na transição para sua nova plataforma.

Os serviços de TI terceirizados reduzem o risco de perda de dados. Os fornecedores de outsourcing de TI asseguram que os centros de dados tenham defesas apropriadas, como firewalls e informações de segurança e software de monitoramento de eventos.

Os fornecedores de terceirização geralmente mantêm a certificação nos padrões de segurança necessários para proteger dados de pagamento ou informações de saúde, reduzindo os riscos para as empresas dessas indústrias.

Confiar em serviços de TI terceirizados também reduz o risco de interrupção do tempo de inatividade. Os fornecedores criam instalações resilientes com dispositivos redundantes, minimizando esse risco.

Procedimentos robustos de backup e recuperação reduzem a chance de perda de dados se houver uma falha no dispositivo.

Trabalhar com um provedor de serviços de TI também fornece flexibilidade que permite que as empresas ampliem ou diminuam rapidamente quando suas necessidades mudam.

Como fazer o outsourcing de TI?

Agora que você tem objetivos e especialistas para identificar e interpretar informações, é hora de identificar projetos específicos para o seu programa de outsourcing. Toda empresa desenvolve critérios diferentes e é impulsionada tanto pela cultura quanto pela análise financeira ou operacional, mas há critérios comuns que você deve observar.

Foque na gestão de relacionamento por meio de uma comunicação clara

Desde o início do relacionamento, estabeleça regras e procedimentos para a comunicação e nomeie uma pessoa designada para garantir a fluidez da informação do projeto entre você e a organização de terceirização.

O gerenciamento relaciona-se com a gestão de processos de TI terceirizados e concentra-se nos empregos e responsabilidades de clientes e prestadores de serviços.

O objetivo básico é garantir que todas as partes envolvidas contribuam igualmente para a consecução de metas e objetivos compartilhados.

Começando com os prestadores de serviços, o gerenciamento de terceirização para eles exigiria alcançar os resultados desejados, como economia de custos, melhorias de eficiência, melhorias de qualidade, adições de valor e outras, dependendo das necessidades e dos requisitos específicos do cliente.

Contrate uma consultoria específica

Para as pequenas empresas, existem inúmeras vantagens na contratação de um consultor externo. As mais importantes incluem ter um impacto positivo na empresa.

Os serviços de consultoria de TI podem ser contratados em uma base horária ou por contrato para preencher posições provisórias de gerenciamento de TI.

Há muitas coisas que devem ser consideradas quando se procura uma empresa de terceirização, mas o aspecto mais importante que deve ser levado em consideração é que você está escolhendo um parceiro e não apenas um provedor.

Você e seu parceiro de terceirização devem ser confiantes, colaborativos e comunicativos, uma vez que uma ruptura na comunicação é a última coisa que você deseja.

Escolha o país de terceirização sabiamente

Embora muitos provedores de terceirização estejam disponíveis em locais distantes, existem vários riscos que acompanham a terceirização de um país distante.

Por outro lado, a terceirização nearshore, também conhecida como nearshoring, pode trazer inúmeros benefícios comerciais, incluindo culturas de trabalho semelhantes, fusos horários e feriados. Vale a pena verificar rankings de terceirização para locais estratégicos.

Não subestime a complexidade do serviço

O funcionamento cotidiano de uma empresa é, muitas vezes, complexo e a maioria dos líderes empresariais não entende por completo o quão difíceis e demoradas algumas tarefas podem ser.

Claramente, comunicar o que você precisa para um fornecedor de terceirização é, portanto, primordial para um relacionamento bem-sucedido, pois ajuda os líderes empresariais e a empresa terceirizada a reconhecerem fluxos de trabalho complexos.

Quando os processos são concluídos com sucesso, uma empresa pode adaptar seus procedimentos e racionalizar sistemas.

Confirme os contratos no início da parceria

Ao assinar os contratos, você pode determinar entregas desde o início. Portanto, não há mal entendidos ou ações questionáveis ​​ao longo do caminho.

Definir as datas claramente para refletir e discutir seu projeto é desejável, a fim de determinar o sucesso do projeto e as mudanças que precisam ser feitas. Não se esqueça de cobrir coisas como direitos de propriedade intelectual, duração do contrato e acordos de retorno de serviços.

Procure certificações da indústria

Uma empresa terceirizada que é certificada ISO ou ganhou prêmios da indústria tem muito mais chances de ser um parceiro confiável.

Por exemplo, escolher uma empresa que tenha a certificação ISO garante que a empresa possui um padrão de segurança da informação e está trabalhando ativamente para melhorar suas ofertas.

A escolha de uma empresa de terceirização que estabeleceu parcerias de longa data tanto com os clientes quanto com os principais players da indústria sugere que é uma parceira confiável e que pode firmar um longo relacionamento.

Confie em seu bom trabalho

Se a empresa de terceirização atende aos critérios acima, então acredita-se que faz um bom trabalho. Um ótimo parceiro de terceirização completará o trabalho com um alto padrão e continuará nutrindo o relacionamento, sugerindo melhorias.

Os desenvolvedores com a coragem de desafiar você, ao invés de apenas concordarem com o que foi solicitado sem perguntas, demonstram proatividade.

Um parceiro de terceirização deve oferecer mais do que apenas contratar funcionários. As empresas que oferecem outros serviços e soluções são mais propensas a entregar um trabalho bem-feito.

Sua oferta mais ampla significa que você pode estar seguro, sabendo que a empresa é uma organização bem estabelecida.

No fim, uma excelente gestão de outsourcing de TI requer muitos componentes: liderança, ferramentas, processos, pessoal, habilidades e princípios.

Operar a partir de princípios compartilhados pode criar a base para a relação de alta confiança necessária para entregar os resultados complexos esperados dos acordos de outsourcing de TI de hoje.

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